A partire dal 1 gennaio 2019 entrerà in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica, quindi tutte le fatture dovranno essere emesse in formato elettronico, sia nei confronti della pubblica amministrazione, che verso soggetti IVA o privati cittadini.

L’introduzione di questo nuovo sistema di fatturazione ha lasciato un po’ perplessi tutti coloro che sono abituati a rilasciare fattura cartacea, per questo motivo abbiamo deciso di fare un po’ di chiarezza, spiegandone i punti più importanti.

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GUIDA ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA 2019

In questa guida dedicata alla fatturazione elettronica 2019, scoprire cos’è, come si compila, chi deve utilizzarla e le scadenze da osservare.

Cos’è la fatturazione elettronica?

Si tratta di un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che manda in pensione il vecchio metodo cartaceo, eliminando tutti i costi relativi a stampa e spedizione.

Il formato è la FatturaPA ed è il tracciato con cui bisogna produrre le fatture che devono avere gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea.

La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica e firmata digitalmente dal soggetto che emette la fattura o dall’intermediario in modo da garantire origine e contenuto.

Chi emette la fattura dovrà inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SDL) passaggio obbligato per quelle emesse verso Pubblica Amministrazione e privati.  

Dopo vari controlli, il Sistema SDL invia il documento al destinatario a cui è indirizzata la fattura, verificando che il formato del documento sia quello giusto e che sia compilato in ogni sua parte.

Scadenze della fatturazione elettronica

Dal 2015 la fattura elettronica è entrata in vigore come documento obbligatorio verso la Pubblica Amministrazione, dal 2017 è stata messa a disposizione tra gli operatori economici privati per inviare e ricevere fatture elettroniche in modo facoltativo.

Con la Legge di Bilancio 2018 parte l’obbligo di fatturazione elettronica tra soggetti con partita IVA, quindi aziende e professionisti, e verso i consumatori privati.

Per cui a partire dal 1 gennaio 2019 per tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia, dovranno essere emesse fatture elettroniche in formato XML in uso per la FatturaPA usando il Sistema di Interscambio.

La trasmissione telematica viene effettuata entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso che prova l’operazione.

 Come compilare la fattura elettronica

Il modo più semplice per compilare correttamente una fattura elettronica è quello di affidarsi a dei software di fatturazione o gestionale, ma in linea di massima la procedura è abbastanza chiara: si compila la fattura in tutte le sue parti, poi, invece di stamparla o salvarla in PDF, si genera il file fattura nel formato XML FatturaPA.

 A seconda del tipo di destinatario, il Sistema di Interscambio utilizza vari metodi per sapere a chi recapitare la fattura:

• Pubblica Amministrazione: gli uffici sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito in fattura;
• Consumatori: non è ancora chiaro il sistema che verrà adottato ma probabilmente l’identificazione avverrà tramite Codice Fiscale;
• Destinatari B2B: nel file XML viene indicato l’indirizzo Pec a cui l’SDL deve inviare la fattura o viene inserito in fattura il codice di accreditamento SDL nel caso il cliente ne sia in possesso.

Fattura elettronica 2019 e firma digitale

Dopo aver creato il file XML bisognerà firmarlo digitalmente con firma elettronica qualificata e poi inviarla al Sdl che la recapiterà al destinatario.

Anche in questo caso la soluzione migliore è quella di utilizzare un software gestionale che si occuperà di ogni aspetto e di eventuali errori tra cui:

• L’applicazione della firma digitale elettronica qualificata con riferimento temporale su ogni documento prodotto;
• Invio della fattura al Sdl, tenendo traccia del percorso che va dalla validazione l’accettazione o lo scarto, con segnalazione di eventuali problemi;
• Invio in conservazione sostitutiva del documento elettronico per 10 anni.

Tempi di conservazione della fattura elettronica

La legge prevede che i lotti di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni sia da chi le emette che da chi le riceve, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate provvederà alla conservazione.

Questa procedura informatica è chiamata conservazione sostitutiva e presenta numerosi vantaggi tra cui l’eliminazione dei costi diretti, il rischio di perdita o distruzione della fattura, l’abbattimento dei tempi per la ricerca del documento.

Cosa fare se la fattura elettronica viene scartata?

In caso di scarto della fattura elettronica da parte del Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, sarà possibile effettuare un nuovo inoltro entro cinque giorni successivi alla ricezione della notifica di scarto.

La fattura elettronica scartata va inviata nuovamente tramite Sdl con la data e il numero del documento originario, quindi con un nuovo numero e data purché collegati alla fattura precedente e deve essere assicurata la corretta liquidazione dell’imposta dovuta.

Cosa fare se la fattura elettronica è stata emessa con ritardo?

Nella normativa non c’è nessun regolamento in termini di emissione dei documenti, ma il documento di prassi precisa, che nella fase di prima applicazione, per permette l’adeguamento tecnologico necessario, tutte le fatture inviate al Sdl con un minimo ritardo non saranno soggette a sanzioni se queste non pregiudicano la corretta liquidazione dell’imposta.

Chi è esonerato dall’obbligo di fatturazione elettronica?

Sono esonerati tutti i soggetti di minori dimensioni che sono in “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14.

Sanzioni amministrative in caso di inadempimento

In caso di inosservanza dell’obbligo di rilascio di fatturazione elettronica sono previste delle sanzioni amministrative, come da articolo 6 del Decreto Legislativo n° 417/97, pari a una percentuale che va dal 90 al 180% dell’imposta relativa all’imponibile da versare.

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